ERP执行中具体流程与注意事项

admin 2019-12-16
采购员根据生产计划下达材料采购订单以及外协加工任务,任务为发放状态的时候,运行系统“导入申请”请求,会自动生成加工费编码的PR,由PR创建为PO订单;注意事项:不可以在计划员工作台发放外协离散任务,必须在离散任务定义界面发放该类任务才可以自动形成PR,否则不可以形成PR。

3.2 发材料给外协厂:仓库凭外协加工任务的数量子库转移材料到外协虚拟仓库,对于外协厂家距离较远的公司可以采取多批物料一起发出。

3.3 供应商送货,仓库根据送货单,用加工费订单做接到入库,委外加工任务会自动完工入库,同时冲减外协仓材料库存。

3.4 如果是供应商加工成品送货大于采购订单数量,在合理范围内,我们需要增加采购 订单数量,在使用OSP功能以后,直接增加外协任务的数量即可以自动增加采购订单数量,同理,如果有订单需要减少,也只需要减少外协任务数量即可,可以做到联动。

通过以上操作可以实现物流与资金流的结合,可以根据接收的数量与外协厂家结算加工费用,外协厂虚拟材料仓的库存在任务自动完工的时候自动做冲减。

4、委外加工业务在运行过程中往往会存在以下问题

4.1 不良品的处理,必须明确区分是加工不良还是材料不良,加工不良由外协厂支付加工费与材料的费用,那么是因材料不良引起的加工不良,加工费需要材料厂家来承担。

4.2 已经发给外协厂资产的安全问题,也必须引起关注,避免弄虚作假。

针对这些问题,我们需要规范外协业务操作,加强对外协业务的监管力度,保障异地资产安全,降低异地资产损失风险,我们必须制定有效的制度来加强管理,同时与外协有关的各相关部门必须按照该制度来执行。主要从以下几点来阐述:

一、明确外协管理部门的职责

一般企业的外协管理部门涉及到:财务部、生产部、制造部、技术部;该类特殊的业务也需要相关部门通力合作才可以做到全面管理。

1、财务部负责组织外协的清算、督促外协任务的关闭,参与外协材料的盘点抽查,指导仓库与外协厂对数以及差异原因追查;

2、生产部采购员负责编制外协计划、下达外协任务、跟进外协任务的执行进度,及时清理或关闭完成的外协任务,确保外协任务的需求与实际需求保持一致;

3、仓库要做好发料和交付工作,重点是建立合理的单据扭转流程,要使各个环节的单据运作顺畅、高效;

4、生产部供应链管理负责对外协厂实施月度综合考评与通报、根据考评结果调整外协采购比例、下达改善要求并对实施情况进行监控;

5、制造部门技术人员负责外协消耗定额、加工不良率的实际测算与执行,提出修订BOM的流程,监督将不良率列入外协合同条款;

6、技术部门品质管理负责统计分析不良数据,评估外协厂的品质控制能力。

二、加强外协核算与外协风险管理,并制定相应的考核制度

1、外协批量业务发生前必须签订外协合同,强调外协盘点盈亏的处理方式,可以设定外协保证金管理,外协保证金的额度可以=(外协物料的月均余额-月均应付加工费余额)×1.1,在以万元取整确定。

2、在外协厂的存放的物料,实施每月盘点制,可以组织现场复盘或抽盘,盘点结果要由外协厂签章确认,报送财务存档,作为清算月的依据,盘点数据不符的可以给予一定的考核处罚,在外协厂应在结算时主动扣除罚款。

每个企业在管理上都有自己的方式,所以流程规范上可以根据每个企业的特点来制定,但是ERP系统的处理方式都是可以借鉴的。

希望通过以上实施经验的分享,可以给您带来应用上的帮助或管理上的提升。

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